Erfaringer og resultater fra Froland kommune sin satsning på ombruk

Mange kommuner står overfor utfordringer med kutt i budsjetter, og er usikre på hvordan en skal kunne sette av ressurser til arbeid med klima og miljø. Ombruk og sirkulær økonomi er tiltak som både kan redusere kostnader, og i tillegg kutte avfall og utslipp, men hvordan kommer man i gang?

Froland kommune er blant Norges mindre kommuner, og de har nylig begynt sin satsning på ombruk og sirkulær økonomi. Allerede har de oppnådd verdifulle erfaringer og imponerende resultater med sitt ombruksarbeid, som kan være til inspirasjon for andre mindre kommuner som ønsker å starte sin ombruksreise.

Vi har intervjuet Alise Slotta som er innkjøpsleder i Froland kommune, i forbindelse med vårt webinar "Hvordan komme i gang med ombruk - i små og større kommuner". Se opptak av webinaret fra 20.november her.

Alise Slotta - Innkjøpsleder i Froland kommune

Hva var utgangspunktet for å satse på ombruk i Froland kommune?

Det hele startet med at teamleder på drift sa i fra om at Familiens Hus, et større nyere bygg som inneholder helsestasjon, barnevern og andre familietjenester, trengte hjelp til å kvitte seg med en container.

Ikke bare var drift frustrert over at containeren i det hele tatt var bestilt uten at eiendomsdrift var klar over det, men oppi denne containeren var det også møbler som var uten en skramme og av nyere dato. Vi vet alle hva f.eks et stort nytt møtebord koster hos en kontormøbelleverandør, og vi vet alle innerst inne at denne tankegangen om bruk og kast ikke kan fortsette. Her måtte noe gjøres!

Hva gjorde dere i forkant for å forberede arbeidet med ombruk?

Aller først; få de som faktisk skal utføre jobben med på laget og få deres innspill!
Vi satte oss ned sammen med drift, og sammen fant ut hva som skulle til for at de kunne få oversikt over hva vi har, hvor det befinner seg og hvordan logistikken kan gjøres best for at vi skal ombruke mest mulig. Frem til nå har det vært helt tilfeldig at den ene byggdrifteren vet at det står en branndør der, og den andre vet det er en pult til overs et annet sted.

Og la meg bare si, Froland kommune er utrolig heldige med sitt driftsteam! De var fulle av initiativ, og glade for at de endelig skulle få oversikt og mulighet for ombruk!



Hva vi kom frem til:

1: Vi trenger et større lager for møbler, og ett for materialer i stedet for alle smålagrene rundt omkring. Vi må ha register på hva som finnes der, og det må ikke være «for mange kokker» i denne oversikten. En byggdrifter på hvert hovedlager får overordnet ansvar og er kontaktpunkt når noen trenger noe. I tillegg skal ansvarlig på hjelpemiddellageret få tilrettelagt, så han kan spare og sirkulere på møbler og småelektrisk fra serviceleiligheter og sykehjem.

2: Mail til ALLE ansatte: Ingen skal kjøpe noe nytt før de har snakket med gjenbrukslageret først, alternativt undersøk om det kan kjøpes brukt.

Dette tok faktisk alle til seg med en gang. Vi hadde en omorganisering ikke lenge etterpå og mange flyttet rundt. Gjenbrukslageret fikk masse henvendelser om både å plassere ting inn og hente ting ut!

3: Samtidig med dette, bygget vi også tilbygg til Froland Ungdomsskole på ca. 3000 m2. Her så vi muligheten til to ting:

Vi ville prøve å kjøpe så stor andel som mulig av møblene til tilbygget brukt, alt fra lærerplasser, elevplasser, stor kantine, flere spesialrom etc. Vi satte krav om minst 50% brukt i 8 delkontrakter for å gi flest mulig mulighet til å delta.

Vi var spente på om det i det hele tatt gikk, og om det faktisk nesten ville bli dyrere pga mer kronglete logistikk, men vi endte opp med hele 89% bruktandel og 1,3 mill spart! (estimerte kost til ca. 2 mill, men endte på under 700 000, inkludert eksterne rådgivere til selve anskaffelsen). Ingen som går inn i dette bygget vil kunne se at dette ikke er nye møbler, ettersom vi satte krav til det visuelle med tanke på farger og sammenheng, i tillegg til kvalitet og tilgang på reservedeler blant annet. Senab Eikeland leverte på alt, og leverte godt!

Det andre er at når byggetrinn to på ungdomsskolen, som er ombygging av eksisterende bygg, setter i gang, skal de i størst mulig grad bruke det som finnes der fra før. Det krevde derfor en kartlegging av møbler, inventar, og visse bygningsdeler som dører og vinduer.

Hvordan har dere budsjettert for ombruksarbeidet?

Noe av dette ble finansiert i byggeprosjekt på ungdomsskolen, resten er et eget prosjekt vi har kalt «gjenbruk i system".

Vi har fått 100 000 av Agder Fylkeskommune fra et tiltak som heter Agder Symbiose, og har fått tilsagn om klimasatsmidler for planlegging.

Resten er egeninnsats!

Hvordan har dere strukturert arbeidet deres med ombruk i kommunen?
Eiendomsdrift har ansvar for to nylig tilrettelagte lagere, møbellager i kjelleren på barneskole som ligger sentralt i kommunen, og materiallager i kjelleren på et eldre kontorbygg vi leier ut deler av.

Byggdriftere ser til enhver tid hva som foregår ute i bygg, de bidrar når noe skal endres og er i førstelinjen på hva som er behov. Vi har en byggdrifter ansvarlig på hvert lager, men det er viktig at andre har innsikt slik at det ikke blir så sårbart.

Jeg som innkjøpsleder og hun som er leder for eiendomsforvaltning har ansvaret for å overbevise ledelsen om fordelene og sørge for planlegging, tilrettelegging og finansiering. I tillegg har vi oversikt over investeringsplaner og kan fange opp endringer tidlig.

Hvor mange jobber med ombruk hos dere i dag, og hvordan er deres arbeidshverdag strukturert rundt ombruksarbeidet?

Hos byggdrifterne er dette i tankene daglig, de jobber stadig med kartlegging innimellom andre oppgaver og med å systematisere det vi eier. Foreløpig er det dem og oss som har satt prosessene i gang som har brukere i Loopfront. Vi tenker at ansatte utover det skal ha lesetilgang men at det er lageransvarlige som kan ende noe i systemet for å unngå feil. Så foreløpig har vi bare 6-7 brukere.

Vi brukte eksterne rådgivere til å kartlegge ungdomsskolen, men vi hadde også med byggdriftere som bisto og lærte seg prosessen underveis. Nå er tanken at vi skal kartlegge innimellom andre oppgaver, og ser også på muligheten for å få inn mennesker via arbeidstrening og lignende for å ta noen «jafs». Vi har foreløpig prioritert bygg der det er prosjekter på gang, og jobber oss igjennom derfra.

Hvilke utfordringer hadde dere i starten, og hvordan løste dere det?
Utfordringen var, og er ressurser, både i form av timer og midler. Vi fikk lov å sette i gang prosjektet ved å argumentere for fremtidige besparelser, ikke bare på møbler men også bygningsmaterialer/deler. Vi hadde som nevnt også en veldig positiv gjeng på drift som hadde mange eksempler hvor muligheter for gjenbruk hadde glippet fordi det ikke var tilrettelagt for det.

Til sist var nok det at fylket hadde en støtteordning, hvor vi fikk 100 000 for å komme i gang.

Hvilke eksterne aktører er det dere samarbeider med?
 
Vi brukte Bølgen bærekraft som holder til i Kristiansand for første kartlegging og erfaring, de lærte oss samtidig hvordan det skulle gjøres.

Vi håper etter hvert å få inn mennesker på arbeidstrening og har dialog med både fengselet i Froland og Mølla vekst, en VTA-bedrift, om å få inn møbler på reparasjon. Vi har for eksempel mye lakkerte spisebord, benker og hyller i barnehager som kan pusses og lakkes på nytt.



Hvilke resultater har dere oppnådd så langt?
Vi er så tidlig i prosessen at det er vanskelig å vise til besparelser i både klima og ordinært regnskap bortsett fra ved kjøp av bruket møbler hvor vi sparte 1,3 mill og 16 500 CO2-ekvivalenter spart, tilsvarende 9,8 bensindrevne varebiler i ett år.

Det viktigste er at tankegangen til alle ansatte er snudd, og det skjedde overraskende hurtig! Det er ikke lenger slik at ansatte skal ha nye møbler så fort det blir malt en vegg, nå er alle positive til å bruke det vi har fra før!
- Alise Slotta (Innkjøpsleder i Froland kommune)

Hvilke overraskende funn og/ eller læringer har dere hatt hittil?
Ved kjøp av brukte møbler ble vi positivt overrasket i alle ledd, vi visste ikke det var mulig, og alt gikk over all forventning. Selv om vi endte med samme tilbyder på alle kontraktene, er nok trikset å dele de opp smått nok, slik at mindre aktører kan tilby på deler av det.

Vi er også positivt overraket over hvor fort alle ansatte har tilpasset seg. Det henger selvfølgelig også sammen med økende press på økonomi, men det er likevel skjedd en endring i vaner.
- Alise Slotta (Innkjøpsleder i Froland kommune)

Hva tror du er de største likhetene / ulikhetene med ombruk i kommuner av ulik størrelse?
I en liten kommune som oss har vi en prosjektleder, en innkjøpsansvarlig, 10 byggdriftere og alle skal være «poteter». Dette er utfordrende, men også veldig positivt fordi det er færre ledd og kokker, og så lenge du overbeviser de rette menneskene går resten bra. Det er veldig kort fra ord til handling. Større kommuner har kanskje mer ressurser, men de har også tyngre prosesser.

Hvilke planer har dere fremover med satsingen på ombruk?
Målet er å kartlegge alle kommunens bygg, og ikke handle nytt i det hele tatt. Vi ser at dette er et hårete mål, men det er også mulig!

Hva er dine 3 beste tips til andre kommuner som ønsker å komme i gang med ombruk basert på hva dere har lært?

• Få med dere førstelinjen på laget! Byggdrift er de som har oversikt ute i byggene og både fordelene og ulempene med logistikken, planlegg SAMMEN med dem.
  
  
• Tør å sette ned foten! Mailen jeg sendte til alle ansatte om at de ikke kunne kjøpe noe nytt sendte jeg uten å konferere med noen. Av og til må sunn fornuft trumfe demokratiet/byråkratiet.
  
  
• Sjekk hvilke prosjekter dere kan knytte en oppstart til! Det er ofte lettere å ha det i sammenheng med for eksempel en ombygging, og sjekk om det finnes støtteordninger for å komme i gang.

Hør Alise fortelle mer om Froland kommune sitt arbeid med ombruk i webinaret "Hvordan komme i gang med ombruk - i små og større kommuner" sammen med Bergen kommune. Se opptak her.

Ønsker din virksomhet å satse på sirkulær økonomi og ombruk? Loopfront har over 80 kunder i offentlig og privat sektor som benytter plattformen i sitt arbeid med ombruk. Vi hjelper gjerne din virksomhet med å komme i gang!