Helseetaten sitt flytteprosjekt kom 27 virksomheter, veldedighet og miljøet til gode

Helseetaten gjennomførte relokalisering av kontorer og legevakten i Oslo i 2023. Flytteprosjektet har ikke bare vært vellykket for Helseetaten selv, men også bidratt til å gi overskudd av inventar og utstyr til andre som har hatt behov for det.

Ombruksarbeidet har ført til besparelser i avfall, klimagassutslipp og kostnader ved å unngå å kaste brukbare ressurser og kjøp av nytt utstyr.

Vi har intervjuet Geir A.Gundersen som er eiendomsforvalter i Helseetaten og Henrik Kotz fra First Mover Group som var partnere i flytteprosjektet.

Hvordan satte dere igang ombruksprosjektet i Helseetaten?

Geir: Samtidig som vi vi skulle flytte legevakta, så skulle vi også reorganisere oss i nye kontorlokaler i Storgata 51.  Jeg var delprosjektleder for flytting, og nullstilling av gamle lokaler i forbindelse med etablering av ny legevakt i Oslo. Når vi begynte med dette, så hadde vi ikke peiling på hva vi hadde av utstyr noen steder.

Så kommer vi inn i dette med Loopfront, gjennom et prøveprosjekt hos Oslo kommune. Vi fikk en innføring og synes det så veldig bra ut, så vi starta allerede sommeren / høsten 2022. Det var på slutten av pandemien, så vi hadde litt ledig kapasitet hos noen som var ansatt i pandemiarbeidet. Så vi brukte de ledige stundene til å gå rundt og registrere inventar, også var det ansatte på legevakta i de forskjellige avdelingene som fikk ansvar for å registrere sitt eget utstyr. Så når vi skulle sende ut en anbudsforespørsel på flytting, så fikk vi, ved hjelp av Loopfront, en grov oversikt over hva flytteprosjektet ville innebære. 

Geir A.Gundersen (Helseetaten) og Henrik Kotz (First Mover Group)

Henrik: Vi i First Mover Group var partnere i flytteprosjektet til Geir, hvor jeg hadde ansvar for flytting, avvikling og organiseringen rundt det, blant annet kartlegging i Loopfront og oppfølging av rapporter i systemet etterpå. Det var til stor hjelp for oss i oppstarten av prosjektet, da man faktisk kunne se en stor del av omfanget allerede før man startet. 

Det var mye spesielt utstyr, og det er klart at når det kommer til ombruk av det, så var det viktig å vite hva det er og hva det kan brukes til allerede før det flyttes. Både bilder, størrelser og beskrivelser må gjøres av de som kjenner utstyret.

Geir: Ja, det å flytte legevakten var jo veldig spesielt. Vi hadde en fastsatt åpningsdato når ting skulle være på plass. Det var en veldig tight tidsplan, og når du da har klart å registrere mesteparten av inventaret på en god måte i forkant, så er veldig mye gjort. Da vet du at på den og den adressen, så står det så og så mye av en type inventar, og det er veldig enkelt å forholde seg til.

Hvordan har dere organisert flytteprosjektet?

Geir: Vi satte opp en rekkefølge på ombruk. Først hva vi kunne ombruke selv internt hos i oss i Helseetaten, deretter hos andre virksomheter i kommunen. Det tredje var donasjon, deretter salg, og til slutt materialgjenvinning. 

På Gjenbrukssiden til Oslo Kommune inviterte vi til «åpent-hus-dag», hvor vi inviterte alle som var interesserte til å komme og plukke alt det de ville ha i Storgata 40. Det var åpen dør, hvor de tok med seg egne merkelapper og satte på navn og adresse. Vi hadde jo stinn brakke, og det var til tider rift om ting.

Siden vi uansett måtte fjerne utstyret, tilbydde vi også å kunne levere, i stedet for at folk skulle komme og hente selv. slik at vi fikk kvittet oss med veldig mye overskuddsutstyr. 

Henrik: Vi var innom 27 forskjellige kommunale virksomheter, alt fra tannklinikker, til velferdsetaten og andre enheter i Oslo Kommune, så det var mange som fikk noe ut av dette prosjektet.

Jeg har vært borte i mange slike prosjekter med kommuner i løpet av de 17 årene hvor jeg har jobbet i First Mover Group. Det er egentlig kun slik som Geir & co har gjort her at du får så stort tilslag i kommunen. Noen hadde sikkert vært beredd å betale noe for transport, men jeg tipper at 80% hadde falt helt bort og ikke hentet noe. Både budsjetter og kapasitet er sprengt. Noen enheter har ikke en gang tid til å få noe gratis en gang fordi de har ikke kapasitet til å organisere og hente det, så da gir de bare opp. Men måten det blir gjort på her, det er nok det største suksesskriteriet vil jeg tro.

Dere har også donert inventar og utstyr til Ukraina?

Geir: Ja, når vi satte i gang dette, så fant vi fort ut at dette med kanaler for ombruk av medisinsk-teknisk utstyr var stort sett fraværende i hele Norge. Der hadde vi slitt litt med å få gitt bort overskudd, hvis vi ikke hadde funnet en god løsning med Ukraina etter hvert.

Henrik: Absolutt, hvert fall med tanke på de store mengdene av senger. Enhetene i kommunen var interessert i en eller to ting, ikke 40-50. Ukraina var jo enda en kanal som kom gjennom Geir. Der ble det gitt bort store mengder. 

Geir: Jeg lurte på hva i all verden vi skulle finne på for å kvitte oss med alle disse sengene, båresengene, og alt utstyret som det ikke fantes noen kjente kanaler til. Så jeg ringte til den Ukrainske ambassaden, også så kom det en gjeng som samlet inn helseutstyr til Ukraina.

Det ble en pressekonferanse med det nye byrådet, hvor også representanter for ambassaden kom. Det stilte opp en haug med frivillige, som bruker all sin fritid til å hjelpe Ukraina ved fronten. De fikk veldig mye utstyr som ellers ville ha blitt kastet; sykehussenger, båreesenger, gynekologstoler, undersøkelseslamper, beredskapstelt, vaskemaskiner og hvitevarer. Nesten alt det vi satt igjen med ble donert.

Byrådsleder Eirik Lae Solberg med representanter fra Ukrainske Forening Norge, Ukrainas ambassade i Norge, Helseetaten, Stiftelsen Pute og Ukraine Frontline. (Foto: Byrådslederens kontor)

Henrik: Det ble solgt en del også i våre kanaler som bidro til å finansiere transporten. Det var ikke slik at Helseetaten tjente masse på salget, men de sparte penger, slik at det til slutt ble et nullregnskap.

Geir: Transportkostnaden hadde vært der uansett om vi hadde kjørt rett på fyllinga. Henrik var inne på at dette ble veldig positivt mottatt, for det er mange av disse etatene som ikke disponerte egne biler og måtte ha bestilt transport. 

Kan dere fortelle om resultatene dere har oppnådd?

Henrik: På Storgata 40, altså legevakten og det nye legevakts-bygget, inkludert den gamle legevakten på Aker, så var vi vel opp i 63% ombruk som tilsvarte over 60 tonn inventar som ble spart fra å kastes. I Storgata 51 og 53 så oppnådde vi 52% ombruk på nesten 35 tonn til sammen, til tross for at mye av utstyret var gammelt.
 
Geir: Det kom veldig fint fram i sluttrapporten og vi har fått veldig mye skryt i ettertid. Vi hadde også 96% gjenvinningsgrad på det som ble igjen helt til slutt.

Resulatater av flyttingen av legevakta (illustrasjon: Helseetaten)

Hvordan oppnådde dere såpass høy gjenvinningsgrad på det som ikke var ombrukbart fra prosjektet?

Henrik: Det som har gått til gjenvinning har blitt sortert i veldig stor grad. Det blir jo faktisk ombrukt, bare i en annen form. Det er også viktig at man faktisk bruker litt tid og penger på det også, og ikke bare på ombruk. 

Det er gjengen min i First Mover Group som har demontert og sortert ut forskjellige fraksjoner. Det krever litt mer tid, men jeg mener at det er jo det eneste riktige å gjøre i dag. Alt annet er å gå tilbake i tid.

Geir: Vi kunne ha gått den "enkle veien", og bare kastet det rett i containere, men jeg tror ikke vi hadde vært i nærheten av å oppnå det vi har gjort hvis vi hadde valgt den enkle løsningen.

Du får også bespart miljøet i tillegg til kostnader du uansett ikke hadde kommet unna, så det er jo en vinn-vinn-situasjon. Du får et helt annet miljøregnskap, og det er jo kommunen veldig opptatt av.

- Henrik Kotz (First Mover Group)

Hvordan har det vært å bruke Loopfront som verktøy?

Geir: Jeg har fått inntrykk av at de som har registrert utstyr synes det var veldig enkelt å bruke. De lærte seg fort hvordan det fungerte og jeg har fått positive tilbakemeldinger på brukervennligheten på systemet. Henrik var jo operativ prosjektleder, så han var inne og justerte etter hvert som vi donerte eller solgte eller kvittet oss med en ting.

Henrik: Uten systemet hadde vi heller ikke kunnet fått ut disse rapportene. Med manuelle excel ark osv., så hadde man brukt utrolig mye mer tid på det og det hadde nok blitt mye synsing. Så Loopfront var til stor hjelp for å få til rapporteringen og registrering av hva som har gått hvor; til ombruk, salg, donasjoner og til slutt gjenvinning. I tillegg har vår samarbeidspartner kunne hente ut mengde, fraksjoner og slikt. 

Geir: Ved å bruke Loopfront når du går inn i et sånt stort kompleks prosjekt som det vi gjorde her, så fikk vi en veldig god oversikt. Det var betryggende å vite at vi hadde, for eksempel 200 hev-senk skrivebord som skulle gjøres noe med, ikke sant? Vi ombrukte blant annet 170 skrivebord i de nye lokalene våre, hvor vi bare ombrukte understellet. Hadde vi ikke hatt et like godt utgangspunkt når arbeidet startet, så tror jeg det hadde blitt ufattelig mye armer og bein og kaos. Ikke minst med flyttefirmaet som skulle håndtere alt.

Hva har dere lært av ombruksprosjektene som dere vil ta med dere videre?

Geir: Jeg tenker at det viktigste er å gjøre et godt forarbeid, altså å få oversikt over hva det er vi skal flytte, og å tenke over hva vi vil med alt utstyret. Skal vi ombruke det selv eller skal vi selge det, eller gi det bort? At man bruker for eksempel Loopfront til å registrere gir en veldig god oversikt over omfanget. Helt nøyaktig vil det aldri bli, men du får en veldig god indikasjon på et omfang.

Henrik: Det er kartleggingen og grunnarbeidet som alltid har vært viktig for oss.
Det hjelper jo ikke bare kunden selv, eller oss som som leverandør, det hjelper jo også til med ombruket. Hvis man ikke har et grunnlag der man kan sende det ut i forkant og flagge, så vil det aldri få det samme antallet interessenter. Så det er utrolig viktig, etter min erfaring, at man faktisk budsjetterer for ombruk. Det hjelper ikke bare å sette ut en annonse om at det gis bort. Du bør ha noen som bistår med å organisere det, og finansiere litt også, så blir det ofte et bra resultat.

Planlegger din virksomhet å flytte lokaler? Vi vil gjerne hjelpe dere med å nå deres sirkulære mål!