Slik får Universitetet i Bergen oversikt med ombruks-kartlegging

Med syv fakulteter, rundt 4.000 ansatte og over 18.000 studenter, fordelt på nesten 100 bygg, samt høyt fokus på ombruk, er det mye å holde styr på ved Universitetet i Bergen (UiB). De ser derfor nå behovet for et kartleggingsverktøy.

Vi intervjuet sjefen for drift, Jan-Terje Nygaard, gruppeleder for interiør, Anette Spord og Pia Brun, som har blitt ansatt i den nyopprettede stillingen; Gjenbrukskoordinator.

Hva fikk dere til å starte med ombrukskartleggingen på UiB (Universitetet i Bergen)?

Jan-Terje: Vi har alltid forsøkt å ta vare på ting som kan ombrukes, men over tid har det samlet seg opp mange gjenstander på lagre og tekniske rom. For 1-2 år siden kom det melding om at vi skulle totalrehabilitere et av våre største bygg. Det er et avansert bygg med 72 ulike tekniske anlegg som skal bygges om til et administrativt senter. I den prosessen var det mye utstyr som skulle skrotes – men også bevares.

Vi startet med å gjennomføre stikkprøver på flere rom vi visste at inneholdt verdifullt utstyr. Det tok ikke lang tid før vi skjønte at vi trengte et system for å kartlegge det, slik at alle vet hva vi har liggende og hvor det befinner seg ved å gjøre det søkbart.

Kartlegging gir merverdi for hele organisasjonen, og ikke bare for den ene personen som har gjort jobben.

Anette: UiB har hatt fokus på ombruk i mange år. Da vi skulle starte totalrehabilitering av det store bygget som Jan-Terje nevner, og bygget måtte tømmes, stod vi igjen med en god del møbler som vi ikke kunne kaste. Vi fikk da leid et stort lager hvor vi kunne mellomlagre møblene. På det tidspunktet hadde vi ikke noe system tilgjengelig, så all informasjon ligger i mitt og i en kollegas hode. Ikke helt ideelt med andre ord. Nå skal Pia hjelpe oss med å få system på tingene, og registrere det i Loopfront. Vi merker at fokuset på møbler øker blant ansatte og studenter på UiB. Folk er ikke så fremmed for å ta imot en brukt stol eller reol nå lenger.

Jan-Terje: Anette & Co. har holdt på med ombruk av møbler over lengre tid ved prosjekter der vi har flyttet og totalrenovert. Det koster oss nesten 10 millioner i året på å flytte oss selv mellom bygg i campus, så vi ser et stort potensial ved å ombruke mer og profesjonalisere jobben. 

Et utvalg med lokasjoner registrert i anledning ombruksprosjektet. Trykker man seg inn på et bygg får man opp detaljer som adresse, areal og antall etasjer. 

Hvorfor endte dere opp med å bruke Loopfront?

Jan-Terje: Vi så noen oppslag i fagpressen fra Trondheim og NTNU som hadde gjort noe tilsvarende, samt gjenbrukslageret til Trondheim kommune. Fylkeskommunen her i Bergen hadde kjørt pilotprosjekt med Loopfront. Vi ville ikke være prøvekaniner, men heller ta i bruk noe som allerede var utviklet og operativt. Vi fikk til en dialog i forkant om vi ville få dette til både økonomisk og tidsmessig, og det løste seg.


Hvilke planer og mål har dere for det første prosjektet?

Jan-Terje: I sommer fikk vi registrert alt vi hadde på loft, kjeller og lager som har blitt tatt vare på. Både brukte og nye ting som ikke har blitt tatt i bruk av ulike årsaker (feillevert, feilbestilt) som dørhåndtak til svære tekniske maskiner. Sommervikarene (to dedikerte studenter) fikk beskjed om å kartlegge med bilde slik at de som ser det i ettertid får innsikt om produktet i tillegg til teknisk data – og de var så raske at de gikk gjennom alle områdene på rekordtid!

De var ferdige med hele jobben i underkant av 6 uker. Veldig effektivt! 

En annen ting vi gjorde var å få full kontroll på beredskapslageret. Vi trengte å vite hva vi hadde, og ikke hadde. Studentene kartla også alle tilfluktsrommene som vi ikke har hatt fokus på siden den kalde krigen. Nå som det er urolige tider har vi fått flere spørsmål om dette. Det vi oppdaget er at FDV-arbeidet (forvaltning, drift og vedlikehold) har forvitret veldig. Rommene er tatt i bruk til andre ting og brukes nå til alt fra studentpub til lager. Etter å ha mistet denne oversikten, har vi nå fått den tilbake ved å registrere det i Loopfront. Det er et veldig anvendelig databaseprogram, og det er bare fantasien stopper oss.

Nå som vi har fått god oversikt over teknisk utstyr - over 1400 ulike produkter, går fokuset videre på møbler og internkommunikasjon. Vi har allerede tatt flere runder og fortalt om jobben vi har gjort og hva folk kan forvente i tiden fremover; at organisasjonen skal kunne finne det de leter etter, og flytte det mellom bygg og etasjer i databasen. Det er viktig at vi får gjenbrukt ting, det er hele poenget.

Dere har opprettet Gjenbrukskoordinator som ny stilling hos dere. Hva er grunnen til det, og hva blir oppgavene? 

Pia: Ja, dette er en helt ny stilling. Gjenbrukskoordinatoren vil få ansvaret for å lede og drive ombruksaktiviteter, vedlikeholde databasen og ha det overordnede ansvaret for drift av plattformer som Loopfront, og den digitale markedsplassen. Målet i første omgang er å styrke fokuset på ombruk i og utenfor fakultetene. Markedsplassen til Loopfront skal brukes for å forenkle gjenbruk av produkter vi ikke trenger – og tilby dem til andre bedrifter i Bergensområdet. Når vi legger ut ting fungerer alt som det skal, men søkekriteriene er ikke helt perfekt enda.

Noen av produktene på førstesiden til UiB. Det meste kan kartlegges! Trykker man på et materialkort vises detaljer om tilstand, materialpass og ordrestatus.

Hvorfor engasjerte dere studenter i kartleggingsarbeidet?

Jan-Terje: Alle våre ansatte jobber allerede 100% med sine egne oppgaver, så vi merket fort at det ikke var så lett å få bistand til å gjennomføre dette på ordentlig vis. Løsningen vår var å benytte oss av tradisjonen med studenter som sommervikarer. Vanligvis har vi 10-16 sommervikarer som har i oppgave å vedlikeholde uteområdet. For dette prosjektet etterlyste vi studenter med teknisk interesse, og erfaring med databaser. Da fikk vi to eksepsjonelt flinke studenter som var interesserte og motiverte. Det var helt supert! 

Magnus, du var en av studentene som var med på ombrukskartleggingen. Fortell litt om deg selv og kartleggingsprosjektet.

Jeg heter Magnus Breimo og studerer materialteknologi ved NTNU. Jeg ble med på dette prosjektet gjennom en stilling hos eiendomsavdelingen til universitetet i Bergen. I stillingsannonsen stod det at vi skulle skrive hvilke oppgaver vi hadde lyst til å søke på og blant dem var registrering av utstyr i en ombrukssdatabase. Ettersom jeg er interessert i IT valgte jeg den oppgaven og dette viste seg å bruke Loopfront som verktøy. 

Det var et interessant prosjekt og helt nytt for alle involverte. Derfor fikk vi veldig frie tøyler til hvordan vi ville utføre registreringen, og ettersom vi var de eneste som fikk praktisk erfaring med verktøyet sto vi til disposisjon dersom noen på avdelingen hadde spesifikke spørsmål om materialene vi hadde registrert.

Ønsker du å komme i gang med et ombruksprosjekt i din organisasjon? Fyll ut skjemaet via knappen Kontakt oss eller finn et møtetidspunkt og snakk uforpliktende med en av våre sirkulære rådgivere!