Så får Universitetet i Bergen översikt genom återbrukskartläggning

Med sju fakulteter, runt 4 000 anställda och över 18 000 studenter, fördelade på nästan 100 byggnader finns det mycket att hålla reda på vid Universitetet i Bergen (UiB). Att då dessutom satsa på återanvändning förutsätter bra processer och verktyg. 

Jan-Terje Nygaard, driftchef, Anette Spord, gruppledare interiör och Pia Brun som tillträtt den nyinrättade tjänsten återbrukskoordinator berättar om hur de börjat kartlägga möbler, teknisk utrustning och andra saker.

Vad var det som fick er att börja kartlägga för återbruk vid UiB?

Jan-Terje: Vi har alltid försökt ta hand om saker som kan återanvändas, men med tiden har många föremål samlats i lager och teknikrum. För 1-2 år sedan fick vi besked om att vi skulle totalrenovera en av våra största byggnader. En komplex byggnad med 72 olika tekniska anläggningar som skulle göras om till ett administrativt centrum. I den processen var det mycket utrustning som skulle skrotas – men också bevaras.

Vi började med att ta stickprover på rum som innehöll värdefull utrustning. Det tog inte lång tid innan vi insåg att vi behövde ett system för kartläggning. Alla behövde veta vad som fanns liggande och kunna söka efter utrustning.

Kartläggning ger ett mervärde för hela organisationen, inte bara för den som har gjort arbetet.

Anette: UiB har arbetat med återbruk under många år. När vi skulle börja totalrenoveringen och tömma byggnaden stod vi plötsligt med en hel del möbler som vi inte kunde slänga. Vi fick hyra ett stort lager där vi förvarar möblerna, tillfälligt. Men vid det tillfället hade vi inget system för att registrera möbler och inventarier, all information fanns i mitt och min kollegas huvud. Inte helt idealiskt med andra ord.

Nu ska Pia hjälpa oss att få ordning på lagret och registrera alla möbler i Loopfronts plattform. Vi märker att intresset för återbruk av möbler ökar bland anställda och studenter vid UiB. De är inte längre främmande för att använda en begagnad stol eller bokhylla.

Jan-Terje: Anette och hennes kollegor har sedan länge återanvänt möbler vid flytt- och renoveringsprojekt. Idag kostar det nästan 10 miljoner per år för olika flyttprojekt mellan byggnader på campus. Så vi ser stor ekonomisk potential i att återbruka mer och att systematisera arbetet. 

Platser associerade med Universitetet i Bergen (UiB), registrerade i Loopfront. 

Hvorfor endte dere opp med å bruke Loopfront?

Jan-Terje: Vi läste en artikel om Trondheim kommun och om NTNU som hade en liknande situation som vår, samt beskrivningen av återbrukslagret i Trondheim kommun. Dessutom så hade vår kommun genomfört ett pilotprojekt med Loopfront. Vi ville använda en lösning som redan var utvecklad och fungerande. Vi förde en dialog med Loopfront om hur vi skulle lösa både ekonomiska och tidsmässiga utmaningar, och fick till en lösning som passade oss båda.

Vilka planer och mål har ni för det första projektet?

Jan-Terje: I somras registrerade vi allt som vi förvarar på vind, i källare och lager. Både begagnade och nya saker som inte används av olika anledning. Allt från dörrhandtag till tunga maskiner.

Vi hade god hjälp av två engagerade studenter som vikarierade under sommaren. De inventerade och dokumenterade alla produkter med bild och tekniska uppgifter, så att den som söker i systemet får en god inblick i produkten. De var så snabba, de kartlade alla områden på rekordtid!

En annan kartläggning genomfördes för att få full kontroll över vårt beredskapslager. Vi behövde veta vad vi har och vad vi saknar. Studenterna inventerade alla våra skyddsrum, som inte hade fått en översyn sen kalla kriget. Något som många uppmärksammat nu när det är oro i omvärlden.

Det vi upptäckte var att drift och underhållsarbetet hade bortprioriterats. Att rummen användes för andra ändamål, allt från studentpubar till lager. Från att ha saknat insikt om vår beredskap så har vi nu full koll genom Loopfront. Det är ett mycket användbart system där bara fantasin, för vad vi kan använda det för, sätter gränser.

Nu när vi har god överblick över teknisk utrustning, över 1 400 olika produkter, går vi vidare till möbler och internkommunikation. Vi har redan kommunicerat om vårt arbete och förväntning inför framtiden. Att organisationen ska kunna hitta saker som de letar efter, och att kunna flytta det mellan byggnader och våningar. Både i databasen och live. Det är viktigt att vi återanvänder saker, det är hela poängen.

Ni har skapat en ny tjänst som ni kallar, Återbrukskoordinator. Vad är bakgrunden till det och vad innebär rollen?

Pia: Ja, det är en helt ny roll. Återbrukskoordinatorn har ansvar för att leda och driva olika återbruksaktiviteter. Det innebär även att ansvara för och underhålla databasen och den digitala marknadsplatsen. Syftet är i första hand att stärka arbetet med återbruk inom och utanför fakulteterna.

Loopfronts marknadsplats används för att förenkla återbruk av saker som vi inte behöver genom att erbjuda dem till andra verksamheter i närområdet. Att lägga ut sakerna på marknadsplatsen är inget problem men sökkriterierna är inte helt optimala än.

Några av de produkter som kartlades i somras av UiBs flinka studenter.

Varför engagerade ni studenter för kartläggningsarbetet?

Jan-Terje: Alla våra medarbetare jobbar redan 100% med sina egna arbetsuppgifter. Vi märkte snart att det inte var möjligt att få tid för inventering under ordinarie arbetstid. Vår lösning blev att skapa fler sommarjobb för studenter. Vanligtvis har vi 10-15 personer som sommarjobbar med att sköta våra utemiljöer. Till det här projektet behövde vi studenter med erfarenhet av databaser och med ett tekniskt intresse. Vi fann två exceptionellt duktiga studenter som var både intresserade och motiverade. Det var en helt perfekt match!

Magnus, du var en av studenterna som genomförde kartläggningen. Berätta lite om dig själv och om projektet?

Jag heter Magnus Breimo och läser materialteknik på NTNU. Jag kom i kontakt med projektet via en platsannons som fastighetsavdelningen på Universitetet i Bergen gick ut med. I annonsen fanns det olika inriktningar att söka, varav registrering av utrustning i en återbruksplattform var en av dem. Eftersom jag är intresserad av IT valde jag den uppgiften, som visade sig vara att använda Loopfront som verktyg.

Det var ett intressant projekt, och helt nytt för alla involverade. Av den anledningen fick vi mycket fria tyglar i hur vi utförde kartläggningen. Eftersom vi var de enda som hade praktisk erfarenhet av verktyget agerade vi även intern support för frågor som rörde de registrerade produkterna.

Har du möbler, teknisk utrustning eller andra produkter likt UiB och vill komma igång med kartläggning och återbruk? Kontakta oss så visar vi hur vårt verktyg fungerar!